Attenzione: qui il temine archivio indica più cose:
archivio – il sistema che in informatica è dedicato alla memorizzazione duratura dei dati, il cosiddetto database composto da tabelle, record, “righe e colonne”, campi; a sua volta le cosiddette tabelle possono prendere il nome di archivi di un particolare insieme di dati tabella fotografie, tabella video;
archivio – il sistema di gestione nel suo complesso (Archivio Athesis), questo non ha plurale.
Per tentare di distinguere i due si userà un formato di carattere diverso: archivio nel suo complesso, e archivio per la parte della memorizzazione dati.

Per consentire la consultazione dell’archivio sono necessarie e logiche alcune operazioni di costruzione e manutenzione dell’archivio, per eseguire le quali si può operare sia dall’interno del sito e sugli archivi come in ogni sito web con editor e accessi ftp, come anche usando il sito venendo censiti come utenti abilitati a fare quel qualcosa di più della consultazione.

La struttura dati dell’archivio portante dell’archivio prevede grossomodo:

• album con i relativi dettagli album;
• fotografie con dettagli fotografie;
• video con dettagli video;
• le richieste, ovvero l’elenco dei materiali (album, foto e video singoli) che un consultatore richiede.

Fin dall’inizio si è cercato di organizzare le opere come in un sistema bibliotecario, da cui una suddivisione metaforica in sale, armadi, ripiani, scatole che rappresentano una suddivisione gerarchica – spaziale delle librerie ed archivi, ed è rapidamente emerso un dilemma di collocazione, che non sarà mai risolto. Se il materiale può stare in più cartelle per località, genere o data cronologica, se ne fanno n copie?

Oltre agli archivi suindicati sono stati aggiunti, a uso del sistema, altri archivi:

• utenti abilitati;
• parole chiave da usare nella ricerca, un insieme limitato;
• vocabolari dedicati ad alcune parole chiave;
• elenco delle/degli autori;
• un elenco matrice delle pagine ed operazioni con il relativo livello di abilitazione richiesto per gli utenti in modo che chi deve solo leggere legga e non vada a fare oltre il suo specifico;
• per l’aggiornamento dell’archivio un elenco di “cartelle” inserite ma non ancora elaborate;
• per l’aggiornamento dell’archivio un elenco di materiali (cartelle, fotografie, video) che nel disco dell’archivio sono oggetto di consultazione e vanno a riempire le tabelle album fotografie, video.

La consultazione era prevista prima all’interno della sede del Museo, ma il pc non avrebbe tenuto tutti gli originali, o le versioni jpg fino a 2500px di lato lungo (orizzontale e/o verticale). Poi si è scelto di limitare le immagini di presentazione a 800 px di lato lungo. Gl originali vengono conservati in 2 copie di dischi fissi più una copia online.