Il materiale che va nei dischi MASTER, quindi nei dischi BACKUP e quindi ONLINE e in archivio viene preparato secondo regole che il comitato di gestione (CdG) ha definito, e che qui si elencano:

• Serve ottenere un permesso esplicito e scritto al deposito, tutela e uso delle opere. Se questo per il pregresso è sempre stato fatto per accordi sulla parola, e rispettiamo la parola data, per il futuro (anche a tutela di possibili controversie) deve esserci della documentazione legalmente valida del diritto a detenere le opere di terzi.
  Questo non significa per forza ricorrere ogni volta ad avvocati o notai e alla registrazione di contratti, tuttavia il pezzo di carta chiaro da leggere e firmato ci vuole. Per tutela di tutti. In tempi digitali può essere anche un documento firmato digitalmente. [modello 2020]
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• La cartella che contiene le opere potrebbe avere un nome qualsiasi, ma il CdG ha stabilito che, per quanto sia possibile, sia la più esplicita e organizzata. È stato definito un protocollo che comprende le regole di nomina delle cartelle che vanno in archivio, ma conoscere la regola serve a tutti. La composizione del nome cartella deve essere questo:
  anno mese giorno luogo TITOLO progressivo SIGLA AUTORE
  
  esempio
  2022 01 12 Boara RITRATTI TONI MENEGO 002 PNCPLL
  
  Deroghe a questo standard vanno concordate, inoltre:
  – se c’è scritto solo Boara si intende Boara Pisani PD, non Boara Polesine RO, né Boara FE;
  – se è certo l’anno ma non si conosce la data precisa (può capitare con scansioni) mettere 00 00 per mese giorno;
  – se non si conosce nemmeno l’anno mettere 0000;
  – se non si conosce l’anno ma si pensa di aver identificato un decennio (che inizia on 0 e termina con 9) indicare l’anno di inizio decennio seguito dalla parola decennio, es.: 1980 decennio.
  – per l’elenco dei codici autore a 6 lettere (standard 2024) consultare la pagina [link].
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• Consultando l’elenco delle chiavi di ricerca, compilare e inserire in un file di testo le informazioni note e non ricavabili dai dati dell’immagine
  
  L’elenco è disponibile, aggiornato [qui].

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A seguire serve accedere al sito tramite il protocollo ftp, avendo a disposizione i codici di accesso in possesso del comitato di gestione. Sono presenti un gruppo di cartelle che corrispondono alle Sale di consultazione.

All’interno di ciascuna “sala” sono presenti altre cartelle-Armadi, che contengono cartelle-ripiani ecc.