Chiave di ricerca: "nome/autore"
Formalismo adottato per i valori, vanno scritti:
– Cognome, Nome
– per omonimi viventi Cognome, Nome (anno nascita-)
– per defunti Cognome, Nome (anno nascita-anno morte)
– per società/enti/nomi collettivi non si usa la virgola ma il –
– autore ignoto
– autori vari
Chiave di ricerca: “codice/autore/athesis“
[Link del manuale] Nel corso del tempo sono state adottate, per i nomi file e i nomi cartelle, delle SIGLE AUTORI, poi cambiate da 3 a 6 lettere, 3 per il cognome e 3 per il nome.
Elenco autori già registrati in archivio è visibile da [questo link].
Chiave di ricerca: codice/autore/fiaf
[Link del manuale] In Federazione Italiana Associazioni Fotografiche è stato adottato un codice di 4 lettere, e in caso di omocodia lo slittamento di una lettera per avere un codice si mnemonico ma univoco.
VECCHIO ELENCO AUTORI a 3 caratteri (obsoleto)
| Sigla | Cognome | Nome |
| ANC | ANDREOTTI | Celeste |
| AND | ANGELI | Dino |
| ANE | ANDREOTTI | Enrico |
| CAB | Consorzio Adige Bacchiglione | |
| CAC | Consorzio Adige Colli | |
| CAE | Consorzio Adige Euganeo | |
| CAG | CASNA | Giovanni |
| CAM | CAVALIERE | Maurizio |
| CAP | Consorzio Adige Po | |
| CAV | CAVALIERE | Valentina |
| COL | CONTIERO | Lorenzo |
| FIU | FIOCCHI | Ugo |
| MAR (?RAM?) | RAINATO | Massimo |
| SIA | SIMON | Antonio |
| ZAA | ZAMBON | Antonello |
| ZAG | ZANIN | Graziano |
| ZAL | ZANIN | Levi |
| ZAM | ZANIN | Micol |
| ZCZ | Zanin Graziano – Casna Giovanni – Zambon Antonello | |
| EPO | Nome non conosciuto, foto d’epoca |
Quando si incontra una cartella con un codice autore a 3 lettere, occorre andare a sostituirlo con apposita annotazione “Era/Diventa” nel registro delle attività con motivazione per aggiornamento codice autore.